Tps heade vahemaade kohtumiste jaoks

Nõuanded heade vahemaade kohtumiste kohta

Kaugkohtumised säästavad aega ja toodavad kiiremaid tulemusi

Mõned vahemaade koosolekute eelised on:
• Vähendage või kõrvaldage reisikulud
• Suurendada ettevõtte efektiivsust - sõiduaeg muutub tööajaks
• Vähendada töötajate stressitase - töö- ja eraelu tasakaal
• Lihtne ja spontaanne
• Keskkonnasõbralik

Nõuanded heade telekonverentside korraldamiseks

Ettevalmistus (koosoleku juhataja)

• Eesmärk. Kas teil on koosoleku jaoks selge eesmärk ja see, mida ootate osalejatelt. Kas see on kohtumine teabeks, aruteluks või otsustamiseks?
  • Õiged inimesed. Kutsuge õigeid inimesi, inimesi, kes mõlemad kohtumisele midagi lisab, ja see saab sellest midagi välja.
  • Nõutavad näidud. Saada osalejatele vajalikud lugemised ja igale osalejale isiklik kommentaar, mida neilt oodatakse. Kas nad eeldavad, et nad annavad koosolekule teatavat teavet või selgitavad midagi.
  • selge tegevuskava. Saada enne koosolekut aegsasti välja päevakord ja osalejate nimekiri.
  • Teavita. Selgitage, kuidas koosolekuga ühineda (telefoninumber ja PIN-kood) või kas osalejale helistatakse.
  • Test. Enne esimest kohtumist juhtige mõningaid testkõnesid ja proovige erinevaid funktsioone. Võib juhtuda, et teie jaotuskilp vajab erilisi käske mitme osapoole helistamiseks - pöörduge oma telefonihalduri poole.
  • Dokumentatsioon. Kuidas toimub koosoleku dokumenteerimine? Salvestusfunktsiooni on hea kasutada.
  • Hoidke see lihtne. Kui koosolek on korduv, lisage osalejad konverentsijuhendisse gruppi või lisage telefoniraamatusse üksikud kontaktid.
  • Alusta ja lõpeb õigeaegselt. Alustage koosolekut alati määratud ajal, isegi kui osalejaid ei ole.
  (Korrake lühikest pausi, kui koosolekut on vaja pikendada).
  • Jälgida ja jälgida. Kokkuvõtteks, järelmeetmete võtmiseks ja koosolekute märkuste saatmiseks otse pärast koosolekut. [Määrake tähtajad ja andke kõigile teada, kes selle eest vastutab].

Koosoleku ajal (kui koosoleku juhataja)

• Sissejuhatus. Tere tulemast ja tutvustage kõiki. See saab kohtumise hea alguseni ja tagab kaasava atmosfääri isegi neile, kes on väljaspool ala. Kui kohtumine ei ole väga suur (kuni 10 või enam osalejat), paluge osalejatel end lühidalt tutvustada, et saada oma hääle kõrva. Püüdke alati luua õhkkond, mis annab inimestele istumisvõime koos, isegi teistes kohtades osalevatele inimestele.
  • Protokollid. Tehke märkmeid või nimetage sekretär, kes võib võtta minuteid ja kellel on juurdepääs salvestusele.
  • Päevakord. Koosolekut juhtiv isik selgitab, mida kohtumine on ja kui kaua see kestab ning esitab lühikese kokkuvõtte päevakorrast.
  • katkestused. Alustage kohtumist, selgitades koosoleku põhireegleid ja mis võib häirida.
  Te ei tohi lugeda e-kirju, surfata oma nutitelefonis, töötada teiste ülesannetega jne.
  • Vaheajad. Kui koosolek kestab kauem kui 45 minutit, võtke vaheaega, et võimaldada inimestel jalad 10-15 minutit enne jätkamist.
  • jõuda kokkuleppele. Enne uue objekti juurde liikumist kontrollige erinevate osalejatega, kas keegi tahab midagi öelda. See paneb kõik tundma end kaasatud.
  • Dünaamiline. Hallake ja vaadake grupi dünaamikat. Veenduge, et kõik saavad sõna arutatavas küsimuses, tegelevad konfliktidega.
  • Seletama. Kui midagi ruumis juhtub (mis võib-olla naerda), selgitage, mis juhtub igaühega, kes telefoniga osaleb, tagamaks, et kõik tunnevad end kaasas.
  • Küsimuste aeg. Määra aeg küsimuste lahendamiseks.
  • Uus kohtumine. Kui on küsimusi, mida tuleb järgida, leppige kokku järgmise koosoleku aeg.

Pärast koosolekut (kui koosoleku juhataja)

• Jälgige ja jälgige. Kokkuvõtteks, järelmeetmete võtmiseks ja koosolekute märkuste saatmiseks otse pärast koosolekut. Määrake tähtajad ja andke kõigile teada, kes selle eest vastutab.

Iga koosolekul osaleva isiku kohta (kauges kohas)

• Rahu ja vaikne. Püüa leida võimalikult vaikne koht, kus istuda.
• Parkige üles. Kui osalete oma autost, parkige enne koosolekuga ühinemist turvaliselt, nt parklas.
• Lülitage mikrofon välja. Kui te istute kusagil, kus on palju taustamüra, näiteks lennujaamas või autos või kohvikus, lülitage mikrofon (vaigistage) välja, kui te ei räägi.
• Olge valmis palju aega. Veenduge, et teil oleks kohtumisel aegsasti võimalus enne koosoleku algust vestelda teiste osalejatega (samamoodi nagu inimesed konverentsisaalis koos).
• Tutvusta end. Kui teil on midagi öelda, veenduge, et inimesed tunneksid teie häält esmakordselt.
• Hoidke inimesi kursis. Kui teil on ühendus katkenud (halb vastuvõtt jne), helistage kohe tagasi ja andke teistele osalejatele teada, et olete olnud mõneks ajaks ära.
• Fookus. Keskenduge kohtumisele. Ärge lugege koosoleku ajal e-kirju ega tehke muid asju.