Konverentsi korraldamine? Siin on mõned nõuanded väljakutsele

kuidas juhtida sündmus

Korraldamine teaduskonverents võib olla üsna väljakutse. Mõned võivad isegi soovitada mitte teha. Aga see on ka hämmastav võimalus ja rahuldust pakkuv kogemus.

Koondades edukas sündmus ei pea olema ülesmäge võitlus. Sa lihtsalt meeles pidada kolme kuldreeglit: tulevikuplaane, ümbritseda end suurepärane meeskond, ja tean, miks sa teed seda!

Siin on mõned nõuanded, mis aitavad teid selles seiklus.

1. Suutmatus kavatseb suuda

Mitte kiirustada logistika. Enne kui hakkate tellimus saal ja kutsudes toitlustajad, pead võtma aega, et valmistuda oma konverentsi.

See säästab palju stressi ja vältida viimase hetke üllatusi.

Pilt, mida soovite oma konverentsi nägema. Kes osaleb? Mis tüüpi sündmus see oleks? Milline kogemus sa tahad pakkuda delegaatide?

Siis sattuda spetsiifikast. Mitu osalejat on veel? Mitu esildised saate? Mitu päeva see kestab?

Kui saate, võtke eelmise korraldajad koguda teavet eelmistel aastatel. See aitab teil seada realistlik eelarve.

Ja pidage meeles, et see on võimatu prognoosida iga väike asi. Alati on mõned küsimused teil ei oodanud ja see on okei. Just planeerida selle samuti.

2. Seal tugevust numbrid

Alates programmi logistika, rahandus ja turundus, konverentsi korraldamine hõlmab mitmeid aspekte, mis kõik nõuavad asjatundlikkust. Ümbritsev ennast hea meeskond aitab läbi viia erinevaid ülesandeid tõhusamalt, ilma et ülekoormatud. Samuti võimaldab teil keskenduda põhieesmärgile: suur sisu, hea kõlarid ja tegeleb osalejaid.

Vali oma meeskond hoolikalt. Otsi entusiastlik, organiseeritud ja juhitud meeskond mängijad ta orgkomitee ei tohiks olla liiga palju liikmeid, et hoida otsustav ja koordineeriv sile. Jonathan Khan leiab kolm on hea number. See kõik sõltub suurusest oma konverentsi ja kui palju aega teil on teie kätes.

Õpi delegeerida. Saate määrata komisjonide mitu vastutusalas: logistika (saal, majutus, A / V, toitlustus, transport), tehnilise programmi peaesinejad, rahandus ja sponsorid, registreerimise, turundus (kommunikatsioon, PR, veebileht, sotsiaalse meedia ...). Peal tuum korraldajad, saate registreeruda vabatahtlike aitavad teil päeval konverentsi või väiksemate ülesandeid. Õpilased sageli, et on hea võimalus ja õnnelikult aidata.

Kui teil on eelarve, kaaluge rentides PCO või konverentsi kontoris. Olles akadeemilise, ürituste korraldamise ei pruugi teie forte. Need spetsialistid on eksperdid korraldamine teaduskonverentse. Nad annavad kõige väärtuslikum abi eriti logistiline pool asju.

3. Embrace tehnoloogia

Seal on nii palju võimalusi saate kasutada võimu tehnoloogia.

Esiteks, kasutada abstraktne juhtimise süsteemi, et koguda, eksperdihinnangu ja aktsepteerida esildised ja hallata oma programmi. Jah, me oleme kallutatud, kuid me ei saa piisavalt rõhutada, kui palju aega see säästab!

Konverentsi ajal veenduge, et kõik toad on piisav A / V seadmete ja et see töötab! Ja pidage meeles, see on 21. sajandi! Päris palju kõik viib sülearvuti, nutitelefoni või tahvelarvuti ja tahavad omada juurdepääsu internetile. Wifi võib olla suur probleem konverentsidel. Veenduge, et näha ette toimumiskoht, et nad pakuvad wifi piisavalt ribalaiust.

Võite kasutada ka mobiilirakenduste suurendada delegaatide kogemus. Seal on palju rakendusi seal, et aidata osalejaid võrgustik, navigeerida konverentsil luua oma ajakava jne

4. Vali oma kõlarid hoolikalt

Õige peaesineja on oluline, kuid võib olla keeruline. Hea peaesineja meelitab delegaati ja häälestuda oma teaduskonverents.

Mõtle, millist kõlarid ja esitlusi soovite. Sihi mitmekesisust. Kutsu nii tuntud teadlased ja junior teadlased, ja proovige on hea sooline tasakaal.

Veenduge, et olete plaan B juhuks, kui teie kõlarid tühistada!

5. Hoidke neid postitatud

Sa pead käsitöö tõhus suhtlemine kava. Rakendama strateegia, millist sisu sa lähed jagada, millal ja kellele. Tehke oma veebisaidil avaldada intervjuud, blogipostitusi, pildid, programmid, kõneleja teadaanded ... uuendada oma sisu regulaarselt ehitada mõned põnevust.

Hoia ühendust oma delegaadid ja kõlarid. Võite kasutada vahendeid, nagu MailChimpi saata massmeilidega oma esindajat. Veenduge, et nad saavad kõik vajalikud andmed ja juhised oma konverentsi: saal aadress, kuupäev, suunised, kontaktandmed, nõuandeid ...

Hea suhtlemine on oluline ka konverentsil. Lisa märke punkti osalejaid suunas esitlus toad, registreerimise tabeli lõunaeine piirkondades või tualettruumis. Tee mõned teadaanded päeva jooksul teavitama delegaatide avaldumise korral ja on vabatahtlikud ja töötajate kättesaadav, et vastata küsimustele ja suunata delegaati. Ja ärge unustage, et öelda aitäh! Saada e delegaati ja kirjalik märkus kõlarid, komitee liikmete ja vabatahtlike tänada nende panuse.

6. hõlbustada võrgustike Networking on üks peamisi põhjusi, miks teadlased osaleda oma konverentsi. Sinu ülesanne on aidata neil kohtuda huvitavate inimestega. Kuidas? Esiteks, veenduge, et eraldada piisavalt aega koostöövõrgustike võimalusi ja arutelusid. Ärge tuupima oma programmi esitlused - ehitada palju Breakout ja kohvi istungid luba delegaatidel hingata ja vestelda. Ja valida sobiva jaoks loodud "sotsiaalse" tuba: on diivanid ja toolid inimesed istuda ja vestelda. Korralda seltskondlikke üritusi nagu poolte, kokteile ja õhtusööke. Peaksite kaaluma ka mõningate eksperimentide osaluse edendamiseks, nagu korralduse "unconferences" ning kasutada cool mobiilirakenduste soodustada suhtlust. Kokkuvõte korraldamine akadeemiline konverents hõlmab paljusid ülesandeid, millest enamik on midagi pistmist akadeemilisi ringkondi. Pead olema korraldatud kursis neid kõiki. Kui te konverentsi korraldamine esmakordselt pöörduda nõu varasemast korraldajad või spetsialistid Niikaua kui teil õnnestub saada oma pardid reas ja hoida meie näpunäiteid meeles, siis saad edukale üritusele!