9 Näpunäiteid tõhusatele veebikohtumistele

Hiljuti kirjutasime populaarse artikli, kuidas toimida koosolekuid. Mõned inimesed märkisid, et veebikogukonnad nõuavad spetsiifilisi oskusi ja võib olla raske järgida samu nõudeid, mida me andsime isiklikeks koosolekuteks. Nii palju kodus töötavaid inimesi tundus olevat hea mõte selliste kohtumistega tegelemiseks. Kuna ma töötan peamiselt kodus, on hea protsent minu kohtumistel tehtud videokonverentside ja ekraanide jagamise kaudu. Pärast seda, kui teete seda mitu aastat, on siin mõned parimad nõuanded, mida ma pakkuda inimestele, kes hakkavad veebikohtumistel osalema.

1. Hoia keskendunud

Kui olete online-koosolekul, on lihtne segadusse minna või proovida mitut ülesannet. Ära tee seda. Eriti kui kasutate videot, keskenduge koosolekule ja ärge laske oma koeral või lapsel tulla kontorisse ega näidata kaamerale. Kui olete füüsilisel koosolekul, pakub teie kohalolu teile mõningaid "punkte", et olla tähelepanelik isegi siis, kui te olete aktiveerinud või otsivad akent. Interneti-kohtumisel võib isegi väga väike tähelepanu hajutada, et teid välja näeb, nagu te ei pööra üldse tähelepanu.

Olen teinud videokonverentse, kus üks inimene hakkas katkestama või häiriks teiste telefonikõnede jmt. Videokonverentsil on see 10 korda rohkem ebaprofessionaalne kui isiklikult.

2. Hangi tehnoloogia õigesti

Oletame, et tehnoloogia saab olema probleemiks ja annab endale palju võimalusi ja piisavalt aega, et kõik saaks õigesti. Siin on mõned asjad, mida kaaluda:

Reboot arvuti enne tähtaega. Kui teil on aeg-ajalt vaja arvutit taaskäivitada, et see ei takeriks, toimige enne koosolekut. Te ei soovi sundida kõiki ootama masina taaskäivitamist.

Ühendage varakult 10 kuni 15 minutit. Kui teil on probleeme, peate veenduma, et teadsite nendega enne tähtaega. See kehtib eriti siis, kui kasutate veebikonverentsisüsteemi, millest olete tuttav. Võib olla väike õppimiskõver ja võib olla ka mõni tööriist, mida tuleb alla laadida ja installida.

Olemas on alternatiivse ühendusinfo olemas. Paljud veebikonverentsi lahendused võimaldavad teil kasutada heli oma arvuti või telefoni kaudu. Veenduge, et teil oleks vajalik teave mõlema viisi ühendamiseks. Kui ühendusprobleemid muudavad teie videomaterjali natuke pingeliseks, ei ole see suur asi, kuid kui inimesed ei saa aru, mida te ütlete, ei saa te oma panust anda.

Veenduge, et teie Interneti-ühendus ei oleks küllastunud. Ärge proovige videokonverentsi teha, kui keegi teine üritab üles laadida kogu DVD-d. Enamikus kohtades on üleslaadimise kiirus teie kitsaskoht, kuid see töötab mõlemas suunas. Voice on teie suhtluskiiruse suhtes eriti tundlik, seega kui teil on probleeme, proovige kasutada telefoni kõneühenduse jaoks, nii et vähemalt saate kuulda ja kuulata selgelt.

Oletage varukoopiaühendus, mille abil saate hõlpsalt üle minna. Kui teete kodus palju videokonverentse, on tõenäoliselt tasuline Interneti-ühenduse varundamine. Paljudes kohtades saate DSL-liini 15 kuni 30 dollarini kuus. Kuid see on kasulik ainult siis, kui teate, kuidas seda kiiremini üle minna, kui midagi läheb alla.

Lülita välja teised programmid. Ärge üritage videokonverentsi teha, kui teie video redigeerimise rakendus või hulgaliselt tohutuid Photoshopi faile on avatud. Sulge programmid, mida te ei vaja. See vähendab teie arvuti krahhi võimalust ja suurendab videokonverentsi jaoks kättesaadavaid ressursse.

Kasutage UPSi. Sa ei soovi saada võrguühenduseta välja, kui vool välja lülitatakse ja uuesti sisse lülitatakse. Veenduge, et kogu teie sideahel on ühendatud aku varukoopiaga. Kui teie arvuti on aku varukoopia, kuid teie kaabelmodemi pole, on teil ikkagi nõrk lüli, kui toide välja lülitatakse.

3. Järelmeetod koos e-posti kokkuvõttega

Tõelises kohtumisel on mõni väärtuslik osa pärast koosoleku lõppu. Inimesed räägivad sellest, mida nad kavatsevad teha, selgitada kohustusi jne. Proovige seda uuesti luua, kui saate. E-kirjade kokkuvõtte saatmine sellest, milliseid otsuseid tehti ja kes on võtnud endale kohustuse, mis aitab vältida arusaamatusi ja aitab luua rekordi, mida igaüks saab kasutada.

4. Vihkama viisakalt

Nagu Brian märgib, võib väita, et kohtumised võivad olla kasulikud, kuid te ei saa videokonverentsil samamoodi vaidlustada, kui võite isiklikult, ilma et saaksite seda jerkima hakata. Te peaksite endiselt vaidlema. Nagu me oleme öelnud, on koosolekute kõige olulisem osa töötamas lahkarvamuste ja sideme ideede abil. Ikka peate olema eriti ettevaatlik, kui olete viisakad, sest teil on mitteverbaalse suhtlemisega ebasoodsas olukorras. Teie kehakeel ja positsioon ei kavatse edastada ka videokaamera kaudu nii, nagu nad seda teevad isiklikult, nii et see, kuidas te ütlete asju, muutub palju olulisemaks.

Siin on mõned võimalused viisakalt arutleda:

Teise isiku positsiooni empaatia kohta märkige. See aitab näidata, et saate aru, mida nad ütlevad. Selliste fraaside lisamine nagu "Ma näen, miks te arvate, et see on oluline" ja "Ma näen XYZ-i vaates seda väärtust." Näitan, et mõistate kellegi positsiooni ja teie positsiooni tähtsus on väga väärtuslik viis, kuidas nad saavad teie mõista Sest see hoiab neid kaitseministeeriumis.

Olge keskendunud probleemile - mitte inimestele. Ole väga ettevaatlik, et mitte teha midagi, mis näeks välja nagu isiklik rünnak.

Oota oma seisukohta. Ärge hakake rääkima poolformuleeritud ideega. Enne kui hakkate rääkima, pole mõistlik kirjutada paar sõna, mis kirjeldavad teie argumenti. Ärge unustage, et olete mitteverbaalse kommunikatsiooni puuduses, nii et teie suuline suhtlemine peab olema kristallselge ja täiendav veenev.

Võtta vastu igasugune vaenulikkus, isegi kui see on väike. Selliste asjade ütlemine: "Ma tean, et tunnete seda tugevalt selle pärast ja hindan teie kirge" võib aidata asju keskenduda ideedele ja aidata üksikisikute hajutatud vaenulikkust.

Edasi planeerima. Kui teate, et mõni arutelu on tõenäoliselt vaieldav, planeerige seda edasi. Kui teate, et Joe võib teie ideele vihaseks saada, kuid Susan seda toetab, räägi Susaniga juba varem. Võib-olla võite mõlemad esitada oma seisukoha osi, nii et Joe ei keskendu ühele inimesele. Võib-olla suhtub Susan ideele esitama, sest tal on Joega paremad töösuhted ja nad jäävad temaga samasse ruumi, nii et ta ei ole mitteverbaalse suhtlemise ebasoodsas olukorras.

Järgige inimestega telefoni. Mõnele inimestele pärast koosolekut toimuv kiire telefonikõne võib olla kasulik, et veenduda, et puuduvad kõvad tunded. See aitab kopeerida mõningaid koostoimeid, mis ilmnevad pärast isiklikku koosolekut, kui inimesed pöörduvad tagasi oma töölauale.

5. Tule valmis

Veenduge, et olete valmis enne koosolekut. Videokonverentsid suurendavad teie enda poolt ettevalmistamata jätmist, seega veenduge, et teil on dokumente või faile, kus saate hõlpsasti neid saada, ilma et peaksite ringi otsima. Reaalses elus ei pruugi oma portfelli otsimine olla suur asi, aga kui te kaotad ekraanilt midagi, võib see sulle tunduda, nagu te ei teinud oma prep tööle. Enamikku ajast ei taha te ekraanilt kaduda, kui saate seda aidata.

6. Vaadake kaamerat

Parimad videokonverentsisüsteemid võimaldavad otsida kaamerast otse inimesi. Pidage oma silmas pidades oma videokaamerat positsioneerides. Kui otsite vasakule teiste inimeste pilti ja videokaamera on paremal, tundub, et just näete küljel külge. Kui te ei näe mõlemat, on tavaliselt hea mõte vaadata oma kaamerat, et anda teistele inimestele silma kontakt. Kui teie ekraan näitab sinu pildi eelvaadet, proovige positsioneerida kaamera ja aken, nii et tundub, et otsite end silma.

7. Puhas, häirivaba taust

Ole väga teadlik sellest, mis on taustal teie taga või teie laua taga teie ees. Püüa hoida oma kontori puhas ja räpane vaba kui võimalik. Ole väga ettevaatlik, kui inimesed jälle sinu käest kõndivad. See võib olla häiriv, tunduda ebaprofessionaalne ja nad võivad lõpuks midagi piinlikuma hakata. Uudiste programmid näitavad, et kõik oma analüütikud näevad oma arvuti taga oma töösse kõvasti kokku. Hiljutine finantsuuenduste uudis näitas, et töötaja vaatab taustal oma monitori ujumispükste fotod. Ideaalis soovite, et teie laud oleks paigutatud nii, et inimesed ei saaks kõndida. Kui töötate kodus, ei taha ükski teie laps taustast ringi joosta.

8. Kasuta head kaamerat

Kuigi sülearvuti sisseehitatud kaamera võib töötada, on ilmselt parema kvaliteediga välise kaamera. Ma kasutan DV-videokaamerat, mis on minu arvutiga ühendatud firewire'iga, ja see annab väga häid tulemusi. See võib teile kasuks võtta aega, et mõista, kuidas teie fotokaamera töötab valge tasakaalu. Olen teinud mõningaid veebikohtumisi inimestega, kes näevad välja nagu nad külastavad kümme tundi parkimisvoodis, sest nende kaamera muudab naha toonid erksaks punaseks. Kuigi see ei ole suur asi, mida professionaalsem on teil võimalus vaadata, seda parem. Minu kaamera jaoks on mulle meeldiv kaugjuhtimispult zoom. See muudab pildi raami lihtsamaks, ilma et peaksite kaamerale jõudma või pilti jätma.

Veenduge, et teil on piisavalt valgust. Kui teie kaamera on sisse ehitatud, proovige seda sisse lülitada. Varju avamine või teise laterna sisselülitamine võib oluliselt mõjutada teie pilti teistele osalejatele.

9. Lõpetage õigeaegselt

Tahad, et inimesed näitaksid teie tähtis koosolekut õigel ajal. Sa pead andma neile sama lugupidamise ja lõpetama, kui ütlete, et lõpete. Kui jääte oma päevakava ajakavale, ei tohiks aegumine olla liiga keeruline ja varakult lõpetamine on alati hea asi.